Dokumenter

Referat fra generalforsamling 2019

Generalforsamling d. 15.03.20

ØGR


Deltagere: Katrine, Marie, Gitte, Hanne, Johanne, Line, Kikki, Camilla, Natalie, Mette,

Ellen og Lone


1.Valg af dirigent - Johanne Billeschou


2.Bestyrelsen beretning ved Katrine Berggrein

Vi har holdt 4 store weekend stævner i dressur sidste år + 2 aften springstævner + en del kurser og foredrag. Der har været mange gode fælles aktiviteter med hesten og fællesskabet i centrum.

Vi har fået vores indendørsbane vedligeholdt med sand og flis.


3.Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse -Budget /oversigt over aktivitetstimer ved Lone F. Jensen - Godkendt Kontakt bestyrelsen på bestyrelsenoegr@gmail.dk for kopi.


4. Godkendelse af vedtægter (ændring bestyrelsen består af 3 medlemmer ) Godkendt


5. Fastsættelse af kontingent

· Vi fastholder vores nuværende kontingent og halleje (Godkendt)

Vi håber i stedet for forhøjelse at alle vil bidrage lidt med ting til at sælge i vores cafeteria til stævner.


6. Behandling af indkommende forslag, inkl. bestyrelsens forslag:

Vedr. ting/spørgsmål der ønskes vendt med bestyrelsen – send besked til bestyrelsenoegr@gmail.com så tager vi fat på det. Østergården er også vores fristed, så rart ikke at skulle forholde sig til evt. ønsker og problemer når vi er på gården.

Hovslaget er der ikke mange til at tage, så et forslag er at vi alle hjælper hver den 1 i mdr. til at få hjørnerne ordnet. Opslag hver den 1 i gruppen til reminder. Godkendt


7.Valg til bestyrelsen Kikki ønsker ikke genvalg – bestyrelsen foreslår Johanne Billeschou

Johanne er valgt

Camilla Malcho Olsen og Kikki Ehlers er suppleanter.


8.Valg af revisor -Gitte Wilsted Christensen er valgt til revisor regnskabsmappen er overleveret. Godkendt


9.Evt.

Carina:

Ønsker til placering af smed og hans bil når der er udlukning i gang. Vandspiltov (nye spiltov) og bil væk fra døren. Ellers smed efter kl. 10.


Bestyrelsen:

Katrine står for koordinering af markerne, så er der ønsker kontaktes hun på bestyrelsesmailen.

Vil jer der kører hø tjekke om der er halmballer ned så folk ikke skal klatre rundt – Gitte og Natalie kigger efter om der er halmballer tilgængelige på gulvet.


GDPR -mappe (persondata) med oplysninger står i reolen


For at Gitte og Natalie ikke skal bruge tid hver dag, køres der hø/wrap tirsdag og lørdag.


Line/Gitte står for vanding af banen.


Send resultater til Marie W. Kristensen til brug ved klubmesterskab, skriv flg. stævneniveau, hvilken klasse, hvilken placering og om det er mb0, om det er spring eller dressur. Sendes marie_W_k@outlook.dk


Corona virus – aftale er at skulle en af os blive syge eller sat i karantæne, så er vi parat til at hjælpe hinanden med vores heste.


Tak for en god og positiv generalforsamling og en fremragende kage Ellen J


------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Generalforsamling d. 24.2.2019

ØGR

 

Deltagere: Maria, Katrine, Birgitte, Mette, Pernille, Maya, Victoria, Sofie D, Sofie H, Ellen, Line, Camilla, Selma, Elin, Johanne, Benjamin, Kristina.

 

1.Valg af dirigent

Katrine

 

2.Bestyrelsen beretning

 

3.Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse

Kontakt bestyrelsen på bestyrelsenoegr@gmail.dk for kopi.

 

4.Fastsættelse af kontingent

  • Vi fastholder vores nuværende kontingent.
  • Prisen for halleje sættes til 25 kr. for udefrakommende medlemmer.
  • For udefrakommende ikke-medlemmer er prisen 50 kr.
    • Udefrakommende medlemmer er kun enkeltstående gange fx ungheste der skal ud og se sig lidt omkring, eller i forbindelse med undervisning
  • Dog kun 25 kr. ifm. Kursus.
  • Som udgangspunkt skal alle der rider på ØGR være medlemmer (ikke stævne medlemmer)
  • Der kan stadig, som udefrakommende medlem købes halkort i stedet for engangsbetalinger – dette vælges i starten af måneden.

                     

 

5.Behandling af indkommende forslag, inkl. bestyrelsens forslag

Der er ikke kommet forslag ind.

 

 

6.Valg til Bestyrelse

Grunder ekstraordinær generalforsamling i efteråret 2018, er der ikke valg til bestyrelsen.

Der skal i løbet af 2019 findes en ny kasserer. Jeg bliver i bestyrelsen til årsregnskabet 2019 er færdigt.

Optimalt vil være at finde en ny kasserer hurtigst muligt, så der kan være en oplæringsfase.

 

 

7.Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen

 

8.Valg af revisor og revisor suppleant

Ellen Hedegaard er valgt til Ekstern revisor. Regnskabsmappen er overleveret.                     

 

9.Evt.

Udlukning og morgenfodring

  • Det er et ønske at hestene er færdigfodret senest kl. 9. Der er forståelse for at der kan ske forsinkelser og det er derfor aftalt med Carina, at skulle der opstå forsinkelser, skal Carina give besked om forsinkelsen på staldens Facebook side.
  • Hvis der er nogen der kommer tidligt i stalden og derfor gerne vil fodre, skal de skrive til Carina dagen inden, så der kan aftales noget der tilgodeser begge parter.
  • Der skal betales for udluk senest d. 5 i mdr. ellers vil den pågældende hest ikke blive lukket ud.
  • Så frem der mangler betalinger, vil Carina fremover skrive til personen hun mangler betaling fra.

Oprydning, hø/halm

  • Der skal ryddes bedre op ved hø pladserne. Så vi ikke skal bruge tiden på oprydning ved høpladser, når vi har oprydningsdage.
  • Der skal snart nyt halm ind
  • Alle der bruger halm, skal i løbet af ugen fjerne en palle i højre side af hallen og få fejet halm væk (smidt på møddingen) så vi kan få plads til nyt.

Undervisning, hovslag og hensyn

  • Der skal så vidt muligt tages hensyn ved undervisning. Forsøg af ride på den anden bane, eller på det andet tidspunkt.
  • Der må ikke ordnes hovslag under undervisningstiderne

Springmateriale

  • Vi ansøger fonde om penge til spring. Line har indhentet priser.

Oprydningsdag

  • Der bliver lavet et opslag om oprydningsdag
  • Skriv jer på alle de dag I kan, så bliver der dagen hvor flest kan
  • Sofie laver en afstemning.

Lås på sadlerum

  • Det er aftalt at sadlerummet skal være låst hele tiden.
  • Vi snakket med Jacob om indkøb af et håndtag med kodelås.
  • Jem og Fix ca. 1.000 kr.

 

 

 

Katrine og Camilla forsøger at sammensætte et holdkonkurrence, så vi kan lave flere aktiviteter. Fx med andre klubber/gårde.

Ordensregler og Ridehusregler


Ordensregler:


- Al færdsel og ophold på ØGR’s områder, sker på eget ansvar og for egen risiko. For både rytter og hest/pony.


- Sidste mand i stald/rytterstue/ridehal/udendørs dressurbane slukker lys og lukker dørene – uanset tidspunkt på dagen.


- Staldene og ridehal/udendørs baner er åbne fra kl. 7.00 – 23.00. Der kan dispenseres for denne regel såfremt der er tale om deltagelse i undervisning eller stævner – ved tvivl kan daglig leder kontaktes.


- Der ryge ikke på indendørsarealer. Udendørs er der placeret askebægre. Der må IKKE skoddes cigaretter på jorden!


- Ryttere, der benytter faciliteter skal være medlemmer – dog undtagelse de udefra kommende ryttere, som deltager i kurser eller stævner. (Ved kurser betales leje af faciliteter, se prisliste


- Udefrakommende heste/ponyer skal benytte udendørs strigleplads ved ponystalden – undtagelse ved aftale med daglig leder.


- Vi rydder op efter os selv og fejer efter vores heste/ponyer. Vi hjælper hinanden med at holde orden. Der må gerne italesættes hvis en medlem glemmer at ryde op!


- Vi omgås hinanden og vores heste/ponyer med fornuft og respekt.


- Vi bidrager alle med en god og en venlig tone og atmosfære i klubben og på sociale medier.


- Der er strengt forbudt, at kravle på halmballer i laden.


- Tyveri er strafbart og meldes til politiet.



Ridehusregler:


- Alle ryttere bærer godkendt ridehjelm.


- Udefrakommende ryttere skal betale faclitetskort før klubbens ridehal kan benyttes.


- Der rides venstre om venstre.


- Der skridtes på hovslag – en og en. Både på højre og venstre volte.

 

- ALLE SAMLER LORT OP EFTER DERES HESTE/PONYER.


- Høretelefoner må af sikkerhedsmæssige årsager kun benyttes i et øre! Både headset, øresnegl m.m.


- Der skal udvises respekt til de ryttere der modtager undervisning.


- Der skal udvises respekt de unge ryttere.


- Ved undervisning/kurser, må der kun være 4 ryttere i ridehallen. De ryttere der modtager undervisning har fortrinsret.


- Der må longeres i ridehal og udendørs dressurbane. 1 longering og max 2 ryttere ad gangen. Max 2 longeringer. Hvis der er ryttere på banen skal de spørges for accept for at kunne longere.


- Ingen løse heste/ponyer i ridehallen – undtagelse ved løsspring, der er aftalt.


- Der må springes i hallen på fastlagte tidspunkter, der er annonceret på sociale medier. Eller ved særlig tilladelse.


- Ryttere under 18 år, må kun springe, såfremt de er under opsyn af en person over 18 år.


- Ryttere under 18 år henstilles til at bære sikkerhedsvest ved springning.


- Kun undervisere og beridere, som klubben har en fast aftale med, må undervise på ØGR.


- Ved for mange ryttere, skal den sidst ankommende vige. Dog har ryttere der skal modtage undervisning fortrinsret.


- Underviserens anvisninger skal følges af alle, såfremt underviseren ønsker, at hovslaget holdes frit eller lign.


HJÆLP HINANDEN MED AT OVERHOLDE REGLERNE, SÅ ØGR KAN VÆRE ET TRYGT OG RART STED FOR OS ALLE SAMMEN.


Vedtægter


§1 Navn og hjemsted


Klubbens navn: Østergårdens Rideklub

Forkortelse: ØGR

Klubbens hjemsted: Ny Esbjerg kommune

Klubbens stiftelsesdato: 25.3.2002


§2 Formål


Klubbens formål er at fremme interessen for ridesport ved afholdelse af ridekonkurrencer af forskellig art samt at arbejde for at udbrede kendskbet til heste/ponyer og oplære navnlig ungdommen i hestens brug og pleje.


Klubben har derudover til formål på forsvarlig vis at drive rideanlæg og øvrige faciliteter.


§3 Dansk Ride Forbund


Rideklubben er medlem af Dansk Ride Forbund under Danmarks Idræts-Forbund, hvorfor klubben og hvert enkelt medlem er forpligtet til at rettes sig efter de to nævnte forbunds reglement og bestemmelser, herunder da af de pågældende forbunds fastsatte voldgiftsbestemmelser.


§4 Medlemmer


I klubben kan optages aktive og passive medlemmer. Et passivt medlemskab er ude ret til at deltage i ridesportslige aktiviteter og har ingen stemmeret og er ikke valgbar til bestyrelsen.


Alle der er fyldt 16 år har stemmeret, men er først valgbar til bestyrelsen, efter de fylder 18 år.


Medlemskab af lubben er en betingelse for retten til at benytte klubbens faciliteter.


Medlemskabet er gældende fa den dato, kontingentet er betalt.


Udmeldelse skal ske skriftligt til bestyrelsen med mindst 1 måneds varsel.


§5 Kontingent


Årskontingent fastsættes af den ordinære generalforsamling efter oplæg fra bestyrelsen.

Kontingentet opkræves 1 gang årligt til betaling den 1. januar, dog opkræves ½ pris ved indmeldelse efter 1. juli. Er kontingentet ikke betalt 1 måned efter forfaldsdato, slettes vedkommende medlem og kan senere kun optages på ny mod betaling af restance.

 

§6 Bestyrelsen


Klubbens anliggende varetages af en bestyrelse på 3 medlemmer, der vælges på generalforsamlingen og har følgende organisatoriske sammensætning.


•Formand

•Næstformand

•Kasserer

Her ud over vælges der to suppleanter.


Bestyrelsen vælges som udgangspunkt for 2 år. Genvalg kan finde sted. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer.


Valgbare til bestyrelsen er kun medlemmer af klubben, som er myndige og har hest opstaldet/part i hest eller forældre til medlem, som har hest opstaldet/part i hest på stedet. Til bestyrelsen kan ikke indvælges ejere af stedet.


Bestyrelsen skal foranledige, at der etableres følgende udvalg:

1.Sports- og Stævneudvalg

2.Juniorudvalg


Hvert udvalgs arbejdsområde, ansvar og beføjelser skal ske ved et samarbejde med klubbens medlemmer præciseres i funktionsbeskrivelserne.


§7. Bestyrelsesmøder


Bestyrelsesmøder afholdes efter behov eller på foranledning af mindst 3 bestyrelsesmedlemmer. Alle bestyrelsesbeslutninger tages ved simpelt flertal. Står stemmerne lige, er formandels stemme afgørende. For at en gyldig bestyrelsesbeslutning kan tages skal alle bestyrelses medlemmerne være til sted og deltage i afstemningen. Der føres referat over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne.


§8. Prokura


Bestyrelses disponerer over klubbens midler og varetager dens tarv på bedste måde. Formanden og kassereren er bemyndiget til at underskrive de dokumenter, der måtte være nødvendige for køb/salg. Formanden har prokura. Alle udbetalinger, hvor der er budgetmæssig dækning eller direkte konsekvens af en bestyrelsesvedtagelse, kræver kun kassererens underskrift. Bestyrelsens medlemmer hæfter ikke personligt for klubbens tilskud efter folkeoplysningsloves.


§9. Generalforsamling


Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed og indkaldes af bestyrelsen. Den ordinære generalforsamling afholdes senest den 31. marts. Indkaldelse skal være tilsendt 1 måned før afholdelse af generalforsamlingen. Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal indsendes inden 1. januar.  Tiden og stedet for generalforsamlingen vil sammen med dagsorden og de til bestyrelsen og af bestyrelsen fremsendte forslag bliver offentliggjort på hjemmesiden ved opslag i stalden.


Dagsorden skal indeholde følgende punkter:

1.Valg af dirigent

2.Bestyrelsen beretning

3.Det reviderede regnskab forelægges til godkendelse

4.Fastsættelse af kontingent

5.Behandling af indkommende forslag, inkl. bestyrelsens forslag

6.Valg til Bestyrelse – på førstkommende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand og kasserer.

7.Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen

8.Valg af revisor og revisor suppleant

9.Evt.


På generalforsamlingen vælges personer ved relativt flertal, øvrige beslutninger ved simpelt flertal.

Afstemningen foregår ved håndsoprækning, med mindre bestyrelsen eller mindst 2 medlemmer kræver skriftlig afstemning. Står stemmerne lige, forkastes forslaget. Til forandring af lovene og til eksklusion af medlemmerne kræves en majoritet.


§10. Regnskabsår


Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse efter revision af de valgte revisorer. Det reviderede regnskab skal foreligge senest 8 dage før generalforsamlingens afholdelse og kan rekvireres af klubbens medlemmer tillige med forslag til budget for det kommende år.   


§11. Ekstraordinær generalforsamling


Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes, når bestyrelsen anses det for nødvendigt eller når mindst 25 % af medlemmerne skriftligt indgiver begæring herom, med meddelelse om dagsorden. I det sidste tilfælde skal generalforsamlingen indkaldes med 8 dages varsel og være til afholdelse inden 21 dage fra begæringens modtagelse.


§12. Karantæne/udelukkelse


§12A. Karantæne udelukkelse

Bestyrelsen kan meddele karantæne af nærmere fastsat omfang, dog maks. 2 måneder, til et medlem, der gør sig skyldig i usportslig optræden, eller på anden måde opfører sig til skade for klubben. For at denne beslutning skal være gyldig, kræves at mere end halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer stemmer for karantænen. Medlemmet skal have adgang til at udtale sig overfor bestyrelsen inden afstemningen finder sted. Denne afgørelse kan indbringes for distriktets forretningsudvalg inden 8 dage. Forretningsudvalgets afgørelse er inappellabel. Et evt. forretningsudvalg fra den pågældende klub er inhabil.


§12B Karantæne/udelukkelse

I særlige tilfælde kan bestyrelsen indstille til generalforsamlingen, at et medlem udelukkes fra klubben i et nærmere angivet tidsrum over 2 måneder. På generalforsamlingen afgøres sagen ved skriftlig afstemning, og for vedtagelse kræves et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer. (blanke stemmer tæller som afgivne). Medlemmet har krav på at være til stede og forsvare sig. Generalforsamlingens bestemmelse om udelukkelse kan af medlemmet indbringes for Dansk Ride Forbunds Ordens- og Amatørudvalg inden 4 uger.


§12C. Karantæne/udelukkelse

I det af § 12B omhandlede tilfælde kan generalforsamlingen ligeledes ved skriftlig afstemning og med et flertal på 2/3 af de afgivne stemmer afgøre, at sagen via hovedbestyrelsen indbringes for Dansk Ride Forbunds Ordens- og amatørudvalg til afgørelse af, om der tillige skal ske udelukkelse fra andre rideklubber eller evt. indstilles til Danmarks Idræts-Forbund, at, vedkommende udelukkes fra andre specialforbund under Danmarks Idræts-Forbund (eksklusion)


§13. Opløsning


Klubbens opløsning kan kun findested, når beslutningen herom vedtages på 2 efter hinanden med mindst 14 dages mellemrum afholte generalforsamlinger. ved den første af disse generalforsamlinger skal mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer være til stede, og for at beslutningen om opløsning skal være gyldig, skal den vedtages med mindst ¾ af de angivne stemmer for at opløsningen kan findes sted. Eventuelle aktiver skal tilfalde Ny Esbjerg Kommune.